Privacy- en cookieverklaring Protinus IT

Deze privacy- en cookieverklaring is het laatst aangepast op 24 juli 2025.

Protinus IT B.V. (hierna: Protinus) heeft de volgende websites, namelijk een algemene website (www.protinus.nl) een webshop (www.itshop.nl) en een online klantenportal (www.nexusonline.nl ). In het kader van de dienstverlening die wij aanbieden verwerken wij persoonsgegevens. In deze privacy- en cookieverklaring leest u welke persoonsgegevens wij van u verwerken bij deze websites en wat we daarmee doen.

Onze privacy- en cookieverklaring in het kort
Uw privacy is voor ons van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat wij:

Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij uw persoonsgegevens verwerken, via deze privacy- en cookieverklaring.
Zo min mogelijk persoonsgegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden.
Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonsgegevens, mocht toestemming verplicht zijn.
Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.
Uw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens die bij ons verwerkt zijn.

Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens?
Wij verkrijgen verschillende persoonsgegevens van u. Per doeleinde geven wij aan welke gegevens wij van u verkrijgen, met welke doel wij deze gegevens verwerken en hoelang die worden bewaard. Als u vragen heeft of wilt weten wat we precies van u bijhouden, neem dan contact met ons op. De contactgegevens staan onderaan in deze privacy- en cookieverklaring.

Contact en klachtafhandeling
Wanneer u ons een e-mailbericht stuurt, het contactformulier op de website invult, ons telefonisch benadert, of op een andere manier contact met ons opneemt, dan gaat u in op ons aanbod om met ons in contact te treden (gerechtvaardigd belang en/of uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Name
Zakelijke informatie (indien u vanuit zakelijk oogpunt contact opneemt)
Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
Eventuele informatie die u zelf invult als inhoud van een bericht

Wij slaan deze contactmomenten met de door u verstrekte persoonsgegevens op voor het uitvoeren van het contact en het eventueel afhandelen van uw klacht. We bewaren deze informatie, zo lang als dat nodig is voor dit contact of tot maximaal 2 jaar nadat wij voor het laatst contact met u hebben gehad, omdat we er zeker van willen zijn dat we uw vraag of klacht goed hebben afgehandeld.

Gebruik van persoonsgegevens bij bestellingen en klantaccounts
Wanneer u als klant gebruikmaakt van onze webshop of klantportaal, verwerken wij persoonsgegevens om uw bestellingen correct af te handelen en u toegang te geven tot uw account. Ook verwerken we gegevens wanneer u een bestelling retourneert.

Doeleinden van de verwerking:

Het aanmaken van een klantaccount
Het plaatsen, verwerken en leveren van bestellingen
Het tonen van orderstatus
Het verwerken van retouraanvragen (RMA)
Klantcontact en serviceverlening

Persoonsgegevens die wij verwerken:
Afhankelijk van het specifieke doel, verwerken wij (een deel van) de volgende gegevens:

Voor- en achternaam
Aanhef
Bedrijfsnaam en Protinus-klantnummer
Adresgegevens (adres, huisnummer, postcode, plaats)
Contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer, eventueel faxnummer)
Geboortedatum
Betalings- en factuurgegevens
Order- en productgegevens (bijv. artikelnummer, klachtomschrijving, serienummer)
IP-adres en accountgegevens
Uw referentie en inhoud van berichten
Eventuele aanvullende informatie die noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst

Grondslagen voor de verwerking:

De uitvoering van de overeenkomst met u
Ons gerechtvaardigd belang bij het leveren van service (zoals bij RMA’s)
Voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals fiscale bewaartermijnen)

Wij bewaren uw gegevens zolang u klant bij ons bent en zolang dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening, met inachtneming van de wettelijke bewaartermijnen (bijv. voor facturen en garantieafhandeling). Daarna worden uw gegevens veilig verwijderd.

Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst (bijvoorbeeld met leveranciers bij retourafhandeling).

Tevreden klanten
Op onze website worden verhalen van tevreden klanten en partners getoond, inclusief foto. Dit beeldmateriaal kan door ons geproduceerd worden of door onze verschillende business partners.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Name
Beeldmateriaal
Alle informatie die u over uzelf vrijgeeft in beeldmateriaal (foto’s)
Alle informatie die u zelf invult als inhoud van een bericht

Dit doen wij op basis van uw toestemming die u aan ons hebt gegeven. Wij bewaren deze informatie totdat u uw toestemming intrekt. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen.

Samenwerkingspartner worden
Wilt u uw bedrijf onder de aandacht brengen bij onze websitebezoekers? Dan kunt u uw bedrijf promoten via ons netwerk (uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Aanhef
Naam en contactgegevens van de contactpersoon
Functie
Zakelijke gegevens
Adresgegevens
Factuurgegevens
Eventuele informatie die u zelf invult als inhoud van een bericht

Wij bewaren deze gegevens gedurende de looptijd van de samenwerking, dan wel 2 jaar nadat u hebt aangegeven samenwerkingspartner te willen worden. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijke verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

Nieuwsbrieven
Wij versturen periodiek per e-mail een nieuwsbrief met daarin acties, kortingen, nieuwste producten en overige informatie van Protinus. Op basis van uw account en uw interactie met onze nieuwsbrieven (zoals het aanklikken van links) kunnen wij u gepersonaliseerde berichten sturen.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Aanhef
Voor- en achternaam,
E-mailadres en
Informatie over uw klikgedrag binnen de nieuwsbrief.

Wij bewaren uw gegevens totdat u zich uitschrijft voor onze nieuwsbrief. Mocht u de nieuwsbrief niet meer willen ontvangen, dan kunt u zich op elk moment afmelden via de link onderaan in de nieuwsbrief.

Besparingsadvies
Op onze website itshop.nl bieden wij u de mogelijkheid om via een formulier contact op te nemen met Protinus IT voor vrijblijvend besparingsadvies. U kunt hierbij aangeven dat u interesse heeft in een van onze diensten, bijvoorbeeld op het gebied van slimme contractvormen, marktconforme oplossingen of duurzame IT-producten.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Naam van uw organisatie
Aanhef
Voor- en achternaam
Adresgegevens (adres, postcode en plaats)
Telefoonnummer
Faxnummer (indien opgegeven)
Email address
Uw besparingsdoelstellingen / opmerkingen

Wij verwerken deze gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze diensten aan te bieden en te verbeteren, en – indien van toepassing – op basis van uw toestemming. Uw gegevens worden niet voor andere doeleinden gebruikt en worden niet gedeeld met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor het verlenen van de gevraagde dienst.

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze langer te bewaren.

Werken bij Protinus
Heeft u gereageerd op één van onze vacatures of heeft u een open sollicitatie ingestuurd? Dan verwerken wij uw persoonsgegevens om uw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, en ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Voor- en achternaam
Adresgegevens (adres, huisnummer en postcode)
Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
Curriculum Vitae
Motivatiebrief
Pasfoto
Salarisindicatie
Referenties
Eventuele overige informatie die u meestuurt met uw sollicitatie

Uw sollicitatiegegevens bewaren wij tot maximaal 4 weken nadat de functie is vervuld. Wij bewaren deze gegevens zodat wij contact met u kunnen opnemen in het geval de functie binnen de proeftijd opnieuw vrijkomt. Wanneer we u op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen we – met uw toestemming – de sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen. Indien u bij ons komt werken, bewaren wij uw sollicitatiegegevens in het personeelsdossier. Dit dossier wordt bewaard zolang dit noodzakelijk is en ten aanzien van de sollicitatiegegevens tot maximaal 2 jaar na indiensttreding.

Wanneer kunnen we uw persoonsgegevens delen met derden?
Protinus deelt uw gegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

Wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
Wij daar een wettelijke grondslag voor hebben;
Wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

De partijen die in onze of uw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

IT-leveranciers en -dienstverleners
Hostingpartij
Cookiedienstverleners
Betalingsdienstverleners en incassobureaus
Marketingbedrijven
Partners
Externe consultants en tussenpersonen
Overheidsdiensten (o.a. de Belastingdienst, gemeenten)

Internationale doorgifte van persoonsgegevens
Sommige van onze leveranciers zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Bij het delen van uw persoonsgegevens met deze partijen nemen wij passende waarborgen om uw privacy te beschermen.

De Europese Commissie heeft voor 15 landen een adequaatheidsbesluit vastgesteld. Op basis van een adequaatheidsbesluit kunnen persoonsgegevens veilig vanuit de EER worden doorgegeven aan bedrijven in deze landen, zonder dat er aanvullende waarborgen voor gegevensbescherming moeten komen.

Als we gegevens delen met bedrijven in andere landen zonder adequaatheidsbesluit (of Amerikaanse bedrijven die niet onder het EU-VS Data Privacy Framework vallen), nemen we extra beschermingsmaatregelen in de vorm van zogeheten passende waarborgen. Dit houdt in dat wij extra actie ondernemen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij gebruiken hiervoor onder meer standaardcontractbepalingen (“SCC’s”).

Wanneer wij uw persoonsgegevens doorgeven aan partijen buiten de EER op basis van SCC’s, heeft u de volgende rechten:

Informatie opvragen over de doorgifte, inclusief een kopie van de SCCs.
Contact opnemen met zowel ons als de ontvangende partij voor informatie.
Klachten indienen bij de ontvangende partij, Autoriteit Persoonsgegevens, een bevoegde rechtbank in de EER of een onafhankelijk geschillenorgaan.
Schadevergoeding eisen bij schending van de SCCs.

Deze rechten komen bovenop uw algemene privacyrechten onder de AVG.

Deze privacy- en cookieverklaring is uitsluitend van toepassing op de diensten van Protinus en niet op andere websites die via onze website toegankelijk zijn.

Social media buttons
Op onze website maken wij gebruik van social media button, welke u doorgeleiden naar LinkedIn. U krijgt hierdoor de optie om ons te volgen en om content te delen binnen het netwerk. Ook zult u advertenties tegenkomen op uw social mediapagina. De buttons zijn werkzaam vanwege stukjes code welke afkomstig zijn van LinkedIn. Als u wilt weten wat Linkedin doet met uw persoonsgegevens, lees dan de LinkedIn privacyverklaring.

Cookies
Op onze websites gebruiken we enkel functionele cookies van onszelf en van derde partijen. Cookies zijn informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat (zoals PC, tablet of smartphone) van de bezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat. Voor deze cookies hebben wij geen toestemming nodig.

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?
Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij nemen dan ook passende technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens). We passen de beveiliging steeds aan en letten goed op wat er mis kan gaan.

Welke privacyrechten heeft u?

Recht op inzage: u heeft het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, in te zien.
Recht op rectificatie: u heeft het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.
Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, waaronder tegen direct marketing.
Recht op verwijdering: u kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen.
Recht om uw toestemming in te trekken: indien u ons toestemming heeft gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te laten overdragen aan een derde partij.
Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kunt u ons verzoeken om het verwerken van uw persoonsgegeven (al dan niet tijdelijk) te beperken.

Bij uw verzoek kunnen wij u vragen om u te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat u de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.

Wij zullen in principe binnen 30 dagen aan uw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij u daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Indien u één van uw rechten wilt uitoefenen, dan kunt u dat kenbaar maken via info@protinus.nl.

Wijzigingen in de privacyverklaring
Wanneer onze dienstverlening wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacyverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum bovenaan in dit document en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn.

Vragen of klacht indienen
Als u vragen hebt, of een klacht in wilt dienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, dan kunt u een e-mail sturen naar info@protinus.nl. Wij pakken elke vraag en klacht intern op en communiceren dit verder met u. Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact details
Protinus-IT B. V.
Waterveste 1
3992 DB Houten

E-mailadres: info@protinus.nl
Telefoon: 030 7440744
KvK-nummer: 51121107